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Roles: Administrador
Planes: Advanced
Una vez que una orden de compra ha sido finalizada o abandonada, existen varias acciones para gestionar su ciclo de vida en Mobility Work.
Según su estado, una orden de compra puede:
- Cancelarse
- Archivarse
- Duplicarse
Estas acciones permiten mantener un historial claro y, al mismo tiempo, conservar una lista de órdenes de compra fácil de gestionar.
Cancelar una orden de compra
La cancelación permite detener definitivamente una orden antes de su cierre.
Una vez cancelada:
- La orden pasa al estado Cancelada
- Deja de estar activa
- No pueden registrarse nuevas recepciones
- La orden sigue siendo consultable en el historial
¿Desde qué estados puede cancelarse una orden?
| Estado de la orden | ¿Se puede cancelar? |
|---|---|
| Borrador | Sí |
| Confirmada | Sí |
| En curso | Sí |
| Completada | No |
| Cancelada | No |
| Archivada | No |
⚠️ Una orden completada o archivada ya no puede cancelarse.
Pasos para cancelar una orden de compra
- Abra la orden de compra.
-
Haga clic en Cancelar orden de compra.
- Confirme la acción.
- La orden cambia automáticamente al estado Cancelada.
¿Qué ocurre después de una cancelación?
Después de la cancelación:
- Las recepciones registradas previamente se conservan
- Los movimientos de inventario ya realizados no se revierten automáticamente
- La orden deja de ser editable
- Posteriormente puede archivarse
⚠️ La cancelación no corrige automáticamente los niveles de inventario.
Si se había registrado una recepción antes de la cancelación, las cantidades recibidas permanecerán en el inventario.
Archivar una orden de compra
El archivado permite retirar una orden de compra de la lista principal de órdenes activas.
Una orden archivada:
- Ya no aparece en la vista principal
- Sigue siendo accesible mediante filtros
- Conserva todo su historial
- Puede duplicarse
¿Qué órdenes pueden archivarse?
Pueden archivarse las siguientes órdenes:
- Completadas
- Canceladas
- Borradores
⚠️ Una vez archivada, una orden ya no puede modificarse ni reactivarse.
Pasos para archivar una orden de compra
- Abra la orden de compra.
- Haga clic en Archivar.
- Confirme la acción.
- La orden pasa al estado Archivada.
Antes del archivado se muestra una confirmación adicional para evitar archivados accidentales.
Diferencia entre Completada y Archivada
Los estados Completada y Archivada corresponden a dos etapas diferentes.
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Completada | Pedido cerrado, pero todavía visible en las órdenes activas |
| Archivada | Pedido retirado de la vista principal |
Una orden Completada:
- Sigue visible en la lista principal
- Puede archivarse posteriormente
- Conserva su referencia activa
Una orden Archivada:
- Se elimina de la lista principal
- Ya no puede modificarse
- Puede duplicarse
- Libera su referencia para futuras órdenes de compra
⚠️ El archivado es permanente.
Duplicar una orden de compra archivada
La duplicación permite crear rápidamente una nueva orden de compra a partir de una existente.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para:
- Pedidos recurrentes
- Proveedores habituales
- Reaprovisionamientos frecuentes
Condiciones para duplicar una orden
Solo las órdenes archivadas pueden duplicarse.
Pasos para duplicar una orden de compra
- Abra una orden archivada.
-
Haga clic en Duplicar.
- Se crea automáticamente una nueva orden de compra con estado Borrador.
La nueva orden recupera:
- Las líneas de pedido
- Las piezas de repuesto
- Las cantidades
- Los precios unitarios
- Las direcciones
⚠️ La nueva orden tiene una nueva referencia y un nuevo historial.
Consultar órdenes archivadas
Las órdenes archivadas siguen siendo accesibles mediante los filtros de búsqueda.
Para mostrar las órdenes archivadas:
- Acceda a la lista de órdenes de compra.
- Utilice el filtro Estado.
- Seleccione Archivada.
También puede combinar filtros para encontrar rápidamente una orden antigua.
Buenas prácticas
Para mantener una lista de órdenes clara y fácil de gestionar:
- Cancele los pedidos que nunca serán recibidos
- Archive regularmente las órdenes completadas
- Utilice la duplicación para pedidos recurrentes
- Evite conservar demasiadas órdenes completadas en la lista activa
- Verifique las recepciones antes de cancelar una orden
Para confirmar una orden de compra y registrar recepciones, consulte el artículo ¿Cómo confirmar una orden de compra y registrar la recepción de piezas?
Para buscar y filtrar órdenes de compra, consulte el artículo ¿Cómo buscar y consultar órdenes de compra?