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Roles: Administrador
Planes: Advanced
Una vez preparada la orden de compra, puede confirmarla, registrar las entregas recibidas y cerrar el pedido.
El módulo de Órdenes de Compra permite gestionar entregas parciales y completas, realizar el seguimiento de retrasos y actualizar automáticamente el inventario de piezas de repuesto.
Confirmar una orden de compra
La confirmación valida la orden de compra y permite registrar futuras recepciones.
Cuando una orden de compra se confirma:
- Su estado cambia de Borrador a Confirmada
- Las líneas de pedido y los metadatos principales quedan bloqueados
- Se pueden registrar recepciones
⚠️ La confirmación es irreversible. Una orden de compra no puede volver al estado Borrador.
Requisitos previos
Antes de confirmar una orden de compra:
- La orden debe estar en estado Borrador
- Debe contener al menos una línea de pedido
- La referencia de la orden debe ser única entre las órdenes no archivadas
Pasos para confirmar una orden de compra
- Acceda al módulo Órdenes de Compra.
- Abra la orden que desea confirmar.
- Verifique las líneas, direcciones, costes e información del proveedor.
-
Haga clic en Confirmar.
- La orden cambia automáticamente al estado Confirmada.
Registrar una recepción
Una recepción permite declarar las piezas realmente entregadas por el proveedor.
Las recepciones pueden ser:
- Parciales
- Completas (o superiores a las cantidades solicitadas)
- Múltiples en una misma orden de compra
⚠️ Las recepciones solo están disponibles para órdenes de compra en estado Confirmada o En curso.
Pasos para registrar una recepción
Las recepciones pueden registrarse de dos maneras:
- Desde la orden de compra
- Directamente desde la ficha de la pieza de repuesto
Desde la orden de compra
- Abra la orden de compra.
- Haga clic en Registrar recepción.
- Introduzca las cantidades recibidas para cada línea.
-
Confirme la recepción.
Las cantidades recibidas se añaden automáticamente al inventario y quedan registradas en el historial de la orden de compra.
Desde la ficha de una pieza de repuesto
Al reabastecer inventario desde la ficha de una pieza de repuesto, puede asociar el movimiento a una orden de compra existente.
Para ello:
- Abra la ficha de la pieza de repuesto.
- Inicie un reabastecimiento.
- Marque la opción que indica que el reabastecimiento está vinculado a una orden de compra.
- Seleccione la orden de compra correspondiente.
-
Confirme el reabastecimiento.
La recepción se registra automáticamente en la orden de compra seleccionada.
¿Qué ocurre cuando se registra una recepción?
Cuando se registra una recepción:
- Las cantidades recibidas se actualizan en las líneas de pedido
- El inventario de piezas de repuesto se actualiza automáticamente
- Se actualiza el último precio de compra conocido de las piezas
- Se enriquece el historial de la orden de compra
La primera recepción cambia automáticamente el estado de la orden de compra de Confirmada a En curso.
Recepciones parciales y múltiples
Es posible registrar varias recepciones sucesivas en una misma orden de compra.
Esto permite gestionar entregas realizadas en varios envíos.
Cada nueva recepción:
- Añade las cantidades recibidas al acumulado existente
- Actualiza el inventario únicamente para las cantidades realmente recibidas
- Actualiza los estados de las líneas
Estado de las líneas después de una recepción
Cada línea tiene su propio estado de recepción.
| Estado de la línea | Condición |
|---|---|
| Pendiente | No se ha recibido ninguna cantidad |
| Parcial | Cantidad recibida parcialmente |
| Completa | Cantidad recibida ≥ cantidad solicitada |
Cuando todas las líneas alcanzan el estado Completa, la orden de compra se considera totalmente recibida.
Completar una orden de compra
La finalización permite cerrar administrativamente la orden de compra.
Una orden puede completarse:
- Después de una recepción completa
- Después de una recepción parcial aceptada
- Incluso si algunas líneas nunca serán entregadas
⚠️ Completar manualmente una orden de compra no añade inventario adicional.
Pasos para completar una orden de compra
- Abra una orden en estado Confirmada o En curso.
- Haga clic en Completar.
-
Confirme la acción.
- La orden cambia al estado Completada.
¿Qué ocurre después de la finalización?
Una vez completada:
- La orden de compra ya no puede recibir nuevas recepciones
- Las líneas no recibidas permanecen en su estado actual
- El inventario no se ajusta para las cantidades no recibidas
- La orden puede archivarse posteriormente
Buenas prácticas
Para un seguimiento eficaz de las órdenes de compra:
- Verifique las cantidades antes de validar las recepciones
- Registre las recepciones a medida que lleguen las entregas
- Añada una fecha prevista de entrega para supervisar retrasos
- Complete las órdenes una vez finalizado el proceso
Para preparar una orden de compra antes de confirmarla, consulte el artículo ¿Cómo crear y exportar una orden de compra?
Para comprender los estados retrasada, parcialmente recibida y completamente recibida, consulte el artículo ¿Cómo realizar el seguimiento del estado de una orden de compra?
Para cancelar, archivar o duplicar una orden de compra, consulte el artículo ¿Cómo cancelar, archivar o duplicar una orden de compra?