Cet article explique comment gérer vos modèles de checklist : les créer, choisir le type et le caractère obligatoire de chaque étape, comprendre l'effet des paramètres du réseau sur les checklists, puis les modifier, les dupliquer, les supprimer ou les télécharger.
Disponible pour :
- Rôles : Administrateur
- Plans: Premium, Advanced, Enterprise
La checklist est une liste de vérification conçue pour garantir que toutes les étapes d'une procédure sont suivies et qu'aucun détail n'est oublié.
Les checklists fonctionnent sur un système de modèles (templates). Un modèle se crée uniquement sur l'application web, depuis le menu Checklists, réservé aux administrateurs ; il ne peut pas être créé depuis l'application mobile. Une fois créé, le modèle peut être ajouté à des tâches et à des plans de maintenance. Pour ajouter une checklist à une tâche, consultez Comment ajouter une checklist à une tâche ?
Comment créer un modèle de checklist ?
Pour créer une checklist, suivez ces étapes :
- Cliquez sur l'onglet Checklists dans le menu à gauche de l'écran.
- Sélectionnez le bouton Créer une nouvelle checklist.
- Saisissez les informations :
- Nom unique de la checklist (obligatoire)
- Description de la checklist (optionnel)
- Labels (optionnel)
Comment créer les entêtes ?
Ensuite, vous pouvez ajouter les entêtes et les étapes. Les entêtes permettent de regrouper les étapes par thème pour faciliter la lecture et le traitement par vos équipes. Vous pouvez choisir une couleur pour chaque entête.
Comment créer les étapes ?
Pour ajouter une étape, cliquez sur le bouton correspondant, puis :
- Remplissez le nom de l'étape (obligatoire).
- Remplissez la description de l'étape (optionnel).
- Choisissez le type d'étape : Validation, Texte ou Compteur (voir Types d'étapes, étapes obligatoires et paramètres du réseau).
- Indiquez si l'étape est obligatoire pour passer à la suivante.
Ensuite, vous pouvez ajouter une autre étape ou un autre entête, ou sauvegarder la checklist si tout est prêt.
Si vous choisissez le type Compteur, sélectionnez le compteur qui sera relevé dans cette étape. Une étape de type Compteur ne peut pas être enregistrée sans compteur.
Comment ajouter une image dans l'étape de checklist ?
Vous pouvez ajouter une image explicative à chaque étape, par exemple une photo du point à contrôler. Dans l'étape, cliquez sur Ajouter une image explicative et choisissez le fichier. La personne qui remplit la checklist pourra ouvrir l'image depuis l'étape.
Types d'étapes, étapes obligatoires et paramètres du réseau
Le type de chaque étape, son caractère obligatoire et les paramètres de votre réseau déterminent ce que la personne qui remplit la checklist doit saisir, et ce qui peut la bloquer. Cette section vous aide à configurer vos modèles en connaissance de cause.
Les trois types d'étapes
- Validation : la personne répond conforme (pouce vers le haut) ou non conforme (pouce vers le bas). C'est le seul type pris en compte dans le taux de conformité des indicateurs de checklist.
- Texte : la personne saisit une réponse libre, par exemple une observation ou une référence relevée.
- Compteur : la personne saisit la valeur du compteur choisi dans l'étape, avec la date et l'heure du relevé. Le relevé est enregistré dans l'historique du compteur, comme un relevé fait depuis une activité ou depuis l'équipement.
Les entêtes ne sont pas des étapes : ils servent uniquement à regrouper les étapes et ne se remplissent pas.
Étapes obligatoires et étapes non obligatoires
Une étape obligatoire doit être remplie pour que les étapes suivantes soient débloquées :
- Une étape obligatoire de type Texte ou Compteur est débloquée dès qu'une valeur est saisie.
- Une étape obligatoire de type Validation doit être répondue conforme (pouce vers le haut). Une réponse non conforme laisse toutes les étapes suivantes bloquées, et un message indique le numéro de l'étape qui bloque la suite.
- Une étape non obligatoire peut être sautée, et une réponse non conforme sur cette étape ne bloque rien.
Choisissez donc des étapes Validation obligatoires pour les points de contrôle critiques, et des étapes non obligatoires pour les contrôles dont le résultat ne doit pas interrompre la suite. Le taux de complétion des indicateurs ne compte que les étapes obligatoires : une checklist sans étape obligatoire n'a pas de taux de complétion.
Remplir la checklist n'est pas obligatoire pour terminer la tâche : une tâche peut être terminée même si sa checklist n'est pas complète, sauf dans le cas de la tâche liée obligatoire décrit ci-dessous.
Paramètre du réseau : Rendre obligatoire la création d'une tâche liée
Dans les Paramètres du réseau, section Checklists, l'option Rendre obligatoire la création d'une tâche liée modifie le comportement des étapes Validation obligatoires. Elle est désactivée par défaut et seul un administrateur peut la modifier.
Lorsque l'option est activée :
- Une réponse non conforme (pouce vers le bas) sur une étape Validation obligatoire impose de créer une tâche depuis cette étape, avec le bouton Créer une tâche.
- Tant que cette tâche n'est pas créée, la checklist ne peut pas être fermée et la tâche ne peut pas être marquée comme terminée, y compris depuis le calendrier.
- Seule une tâche créée depuis l'étape non conforme lève le blocage : lier une tâche existante ou créer une tâche liée depuis la carte Tâches liées ne suffit pas.
- Les étapes non obligatoires et les étapes de type Texte ou Compteur ne sont pas concernées.
- Un utilisateur dont le rôle ne permet pas de créer des tâches, par exemple un prestataire de services, n'est pas bloqué.
Lorsque l'option est désactivée, une réponse non conforme sur une étape obligatoire bloque seulement les étapes suivantes ; la création d'une tâche depuis l'étape reste possible, mais facultative.
Pour activer l'option, consultez Comment configurer les paramètres de mon réseau ? Pour le parcours de la personne qui remplit la checklist, consultez Comment compléter une checklist ?
Comment prévisualiser la checklist ?
Une fois le modèle créé, vous pouvez vérifier comment il se présentera aux personnes qui devront le remplir.
Cliquez sur le bouton Prévisualiser en haut à droite du modèle, ou dans le menu … de la checklist, depuis la liste des checklists.
En prévisualisation, les étapes se débloquent selon les mêmes règles que dans une tâche, mais les valeurs saisies ne sont pas enregistrées.
Les trois types d'étapes se présentent comme suit :
Validation
Texte
Compteur
Comment modifier un modèle de checklist ?
Une fois le modèle créé et sauvegardé, il peut être modifié. L'option est disponible dans le menu … de la checklist depuis la liste des checklists, ou depuis la page du modèle une fois ouverte.
⚠️ Les modifications d'un modèle ne sont pas reportées dans les checklists déjà présentes sur des tâches : chaque tâche conserve la version du modèle au moment où la checklist y a été ajoutée.
- Les nouvelles tâches générées par un plan de maintenance après la modification reçoivent automatiquement la nouvelle version.
- Pour mettre à jour les tâches à venir d'un plan de maintenance déjà générées, retirez la checklist du plan puis ajoutez-la de nouveau : les tâches à venir du plan qui ne sont pas terminées reçoivent la nouvelle version.
- Pour une tâche individuelle, retirez la checklist de la tâche puis ajoutez-la de nouveau. Les valeurs déjà saisies dans l'ancienne checklist sont alors perdues.
Comment dupliquer un modèle de checklist ?
L'option est disponible dans le menu … de la checklist, depuis la liste des checklists.
Lorsque vous cliquez sur Dupliquer, un nouveau modèle est créé automatiquement avec tous les éléments du modèle initial, y compris les images des étapes. Son nom indique qu'il s'agit d'une copie : vous pouvez le changer, ainsi que tout ce qui doit différer du modèle initial.
Comment supprimer un modèle de checklist ?
Vous pouvez supprimer un modèle depuis la liste des checklists :
- Accédez au menu Checklists.
- Cliquez sur le menu … du modèle que vous souhaitez supprimer.
- Sélectionnez l'option Supprimer.
- Confirmez la suppression.
Une fois supprimé, le modèle ne peut plus être ajouté à de nouvelles tâches. Il est aussi retiré des plans de maintenance qui l'utilisaient, ainsi que des tâches à venir de ces plans dont la checklist n'a pas encore été démarrée. Les autres tâches conservent la checklist telle qu'elle était au moment de son ajout.
Comment télécharger la liste des checklists ?
Vous pouvez exporter la liste de vos modèles de checklist en CSV ou en Excel, par exemple pour une revue de gammes, un audit ou un archivage.
- Accédez au menu Checklists et, si besoin, recherchez par nom ou filtrez par labels : l'export reprend la liste affichée.
- Cliquez sur le bouton Télécharger.
- Choisissez le format Fichier CSV ou Fichier Excel (XLSX).
Le fichier est généré en arrière-plan et vous recevez un email et une notification avec le lien de téléchargement. Il contient, pour chaque modèle, son identifiant, son nom, sa description et ses labels, mais pas les étapes ni les résultats des checklists remplies dans les tâches. Le menu Checklists, et donc le bouton Télécharger, est réservé aux administrateurs.