Disponible pour :
- Rôles : Administrateur, Technicien, Production et Prestataire de services (pour ces deux derniers rôles, uniquement sur les tâches qui leur sont assignées)
- Plans: Premium, Advanced, Enterprise
Si la tâche sur laquelle vous travaillez contient une checklist, vous la remplissez directement depuis la tâche, étape par étape. Cet article explique comment démarrer une checklist, remplir chaque type d'étape, ce qui se passe lorsqu'une étape obligatoire est non conforme et comment créer une tâche depuis une étape.
Comment démarrer une checklist ?
Pour remplir la checklist, cliquez sur le bouton Démarrer. La checklist s'ouvre avec les étapes à remplir. Une fois la checklist démarrée, la tâche passe du statut planifié à en cours, ou de en retard à en retard et commencé. La checklist prend le statut en cours et affiche son état d'avancement en pourcentage. Vos réponses sont enregistrées immédiatement, au fur et à mesure de la saisie, y compris sur une connexion lente.
Pour consulter la checklist sans la démarrer (et sans changer le statut de la tâche), cliquez sur Prévisualiser.
Qui peut remplir la checklist :
- Un administrateur ou un technicien peut remplir la checklist de toutes les tâches.
- Un utilisateur Production peut remplir la checklist uniquement si la tâche lui est assignée, directement ou via son équipe. Sur une tâche qu'il a créée sans en être assigné, il peut seulement prévisualiser la checklist.
- Un prestataire de services peut remplir la checklist uniquement sur les tâches qui lui sont assignées.
- Une checklist ne peut plus être remplie une fois la tâche terminée ou annulée.
Comment remplir les étapes de ma checklist ?
La checklist s'affiche dans une fenêtre à droite : d'abord les informations générales (nom et description de la checklist), puis les étapes à remplir.
Chaque étape se remplit selon son type :
- Validation : cliquez sur le pouce vers le haut si le point contrôlé est conforme, ou sur le pouce vers le bas s'il est non conforme. Un nouveau clic sur le pouce déjà sélectionné efface la réponse.
- Texte : saisissez votre réponse dans le champ. Un message vous prévient si le champ est laissé vide, et un lien permet d'effacer une valeur déjà enregistrée.
- Compteur : le compteur à relever est déjà défini dans l'étape. Saisissez la valeur relevée ; la date et l'heure du relevé sont préremplies avec le moment présent et peuvent être modifiées. Le relevé est enregistré dans l'historique du compteur.
Les entêtes de couleur servent uniquement à regrouper les étapes par thème : ils ne se remplissent pas.
Étapes obligatoires et étapes bloquées
Certaines étapes sont obligatoires. Tant qu'une étape obligatoire n'est pas remplie, les étapes suivantes restent bloquées :
- Pour une étape obligatoire de type Texte ou Compteur, il suffit de saisir une valeur.
- Pour une étape obligatoire de type Validation, la réponse doit être conforme (pouce vers le haut). Si vous répondez non conforme (pouce vers le bas), les étapes suivantes restent bloquées et un message indique le numéro de l'étape obligatoire qui bloque la suite.
- Une étape non obligatoire peut être sautée, et une réponse non conforme sur cette étape ne bloque pas la suite de la checklist.
Si vous effacez la réponse d'une étape obligatoire (en cliquant de nouveau sur le pouce sélectionné, ou en effaçant la valeur saisie) alors que les étapes suivantes sont déjà remplies, un message vous prévient que ces étapes vont être bloquées et vous demande si vous souhaitez conserver les valeurs déjà saisies.
Remplir toutes les étapes n'est pas obligatoire pour terminer la tâche, sauf dans le cas décrit ci-dessous.
Étape non conforme : tâche liée obligatoire
Si votre réseau a activé la création obligatoire d'une tâche liée, une réponse non conforme (pouce vers le bas) sur une étape obligatoire de type Validation vous impose de créer une tâche depuis cette étape, avec le bouton Créer une tâche (voir ci-dessous). Tant que cette tâche n'est pas créée, vous ne pouvez ni fermer la checklist, ni marquer la tâche comme terminée.
- Seule une tâche créée depuis l'étape non conforme lève ce blocage : lier une tâche existante ne suffit pas.
- Si votre rôle ne permet pas de créer des tâches, vous n'êtes pas bloqué.
Ce réglage est géré par l'administrateur de votre réseau. Pour en savoir plus, consultez Comment créer, modifier ou supprimer un modèle de checklist ?
Comment visualiser l'image liée à une étape ?
Certaines étapes ont une image explicative qui vous aide à comprendre ce qu'il faut vérifier.
Si une image existe, cela est indiqué sous l'étape.
Cliquez sur le bouton Ouvrir l'image : l'image s'ouvre dans la fenêtre de la checklist.
Comme la taille de l'image dépend de la taille de la fenêtre, l'image peut être peu lisible. Faites un clic droit, puis Ouvrir dans un nouvel onglet, pour la voir dans sa taille d'origine.
Comment laisser un commentaire lié à une étape de checklist ?
Lors de la complétion des étapes, vous pouvez ajouter un commentaire à chaque étape, par exemple pour décrire l'action effectuée ou informer vos collègues.
Une fois le commentaire prêt, cliquez sur Publier. Un seul commentaire peut être ajouté par étape.
Un commentaire peut être supprimé uniquement par son auteur ou par un administrateur.
Comment créer une tâche à partir d'une étape de checklist ?
Si, lors de l'exécution de la checklist, une action de maintenance supplémentaire est nécessaire (par exemple après un point non conforme), vous pouvez créer une tâche directement depuis l'étape concernée.
Le bouton Créer une tâche s'affiche sous l'étape et devient actif une fois l'étape remplie. Il est disponible si votre rôle permet de créer des tâches (Administrateur, Technicien, Production). Cette action ouvre la page de création de tâche, préremplie avec les informations suivantes :
- l'équipement ou la pièce détachée ;
- une description indiquant que la tâche fait suite à une étape de checklist, avec l'identifiant de la tâche d'origine.
Vous pouvez modifier ces informations si besoin.
Une fois enregistrée, la nouvelle tâche est automatiquement liée à la tâche d'origine : elle apparaît dans la carte Tâches liées des deux tâches, avec la mention Créée depuis la checklist. Pour en savoir plus, consultez Comment créer une tâche liée depuis une tâche ?
Bon à savoir
- Dans l'application mobile en mode hors ligne, les étapes d'une checklist peuvent seulement être consultées, et uniquement si la checklist a été démarrée en ligne. Consultez Qu'est-ce que le Mode Hors-Ligne dans l'application mobile Mobility Work ?
- Pour imprimer une checklist remplie, imprimez la tâche : consultez Est-il possible d’imprimer une checklist ?
- Les administrateurs peuvent suivre les taux de complétion et de conformité des checklists : consultez Comment accéder aux indicateurs de mes checklists ?