Cet article explique comment renseigner les pièces détachées utilisées lors d’une intervention en créant une activité dans une tâche. Vous y apprendrez également à saisir un relevé de compteur, ajouter des coûts additionnels, associer des intervenants, et assurer la traçabilité complète des actions réalisées.
Disponible pour
- Rôles (licences): Administrateur, Technicien, Prestataire (si assigné)
- Plans: Starter, Premium, On demand
À quoi sert une activité ?
Créer une activité permet de :
- Documenter les actions réalisées sur une tâche
- Suivre le temps passé sur une intervention
- Enregistrer les pièces détachées utilisées
- Associer un ou plusieurs intervenants à l’action
- Garantir une traçabilité complète de l’intervention
Étapes pour créer une activité
Accédez à la tâche concernée
Ouvrez la tâche active sur laquelle vous souhaitez créer une activité.
Cliquez sur Ajouter une activité
Le formulaire d’activité s’affiche.
Informations à renseigner
| Champ | Description |
|---|---|
| Description de l’activité | Décrivez clairement l’action réalisée (ex. : remplacement du filtre de la pompe A). |
| Date et heure | Renseignées automatiquement, modifiables si nécessaire. |
| Temps passé | Durée consacrée à l’activité. Maximum : 23h59. |
| Compteur | Valeur relevée pendant l’intervention, si applicable. |
| Pièces détachées | Les pièces utilisées pour l’activité. Cela génère un mouvement de stock automatique. |
| Coûts additionnels | Permet d’ajouter un coût lié à l’intervention qui ne correspond ni à de la main-d’œuvre interne ni à une pièce du stock (ex. : prestataire externe, location de matériel, achat ponctuel). |
| Ajouter un intervenant | Permet d’associer un autre intervenant à l’activité. ⚠️ Les compteurs et pièces détachées doivent être saisis par l’intervenant lui-même. |
Détails des informations d’une activité
Ajouter un compteur
Si un équipement possède un compteur (heures, cycles, kilomètres, etc.), vous pouvez saisir sa valeur lors de l’activité.
Cela permet de :
- suivre l’évolution du compteur
- améliorer le suivi de maintenance
- alimenter les interventions basées sur le compteur
Renseigner une pièce détachée
Utilisez cette option pour enregistrer les pièces consommées pendant l’intervention.
Lorsque vous ajoutez une pièce :
- la quantité utilisée est enregistrée
- un mouvement de stock est généré automatiquement
- la pièce est associée à l’activité pour assurer la traçabilité
Exemple : remplacement de 2 roulements ou ajout de 5 litres d’huile.
Ajouter un coût additionnel
Les coûts additionnels permettent d’enregistrer des dépenses liées à l’intervention qui ne correspondent ni à de la main-d’œuvre interne ni à une pièce du stock.
Exemples :
- intervention d’un prestataire externe
- location d’un équipement
- achat exceptionnel d’une pièce non stockée
- frais de déplacement
| Champ | Description |
|---|---|
| Montant | Valeur saisie manuellement (doit être > 0). |
| Description | Information optionnelle pour préciser le coût. |
Ajouter un intervenant
Vous pouvez associer plusieurs intervenants à une même activité.
⚠️ Chaque intervenant doit saisir lui-même :
- ses pièces détachées
- ses valeurs de compteur
Cela garantit une traçabilité précise des actions réalisées.
Bonnes pratiques pour créer une activité
Pour garantir un bon suivi des interventions :
1. Une activité = une action réalisée
Par exemple :
- remplacement d’une pièce
- réglage d’un équipement
Si plusieurs actions sont réalisées, il est recommandé de créer plusieurs activités.
2. Chaque intervenant enregistre ses propres informations
Chaque intervenant doit saisir lui-même :
- les pièces détachées utilisées
- les compteurs relevés
Cela garantit une traçabilité précise des interventions.
3. Ajoutez les coûts externes si nécessaire
Si l’intervention implique un prestataire externe, une location de matériel ou un achat ponctuel, vous pouvez l’enregistrer via Coûts additionnels.
Validation de l’activité
Après avoir rempli tous les champs, vous pouvez :
- Ajouter l’activité : elle sera enregistrée dans la tâche sans modifier son statut.
- Ajouter l’activité et marquer la tâche comme terminée : si toutes les actions sont complètes.