Este artículo explica cómo administrar sus plantillas de checklist: crearlas, elegir el tipo de cada paso y si es obligatorio, entender cómo la configuración de la red afecta a las checklists, y luego modificarlas, duplicarlas, eliminarlas o descargarlas.
Disponible para:
- Roles: Administrador
- Planes: Premium, Advanced, Enterprise
Una checklist es una lista de verificación diseñada para garantizar que se sigan todos los pasos de un procedimiento y que no se olvide ningún detalle.
Las checklists funcionan con un sistema de plantillas. Una plantilla solo se puede crear en la aplicación web, desde el menú Listas de chequeo, reservado a los administradores; no se puede crear desde la aplicación móvil. Una vez creada, la plantilla puede agregarse a tareas y a planes de mantenimiento. Para agregar una checklist a una tarea, consulte ¿Cómo agregar una lista de chequeo a una tarea?
¿Cómo crear una plantilla de checklist?
Para crear una checklist, siga estos pasos:
- Haga clic en la pestaña Listas de chequeo en el menú a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el botón Crear una nueva lista de chequeo.
- Introduzca la información:
- Nombre único de la checklist (obligatorio)
- Descripción de la checklist (opcional)
- Etiquetas (opcional)
¿Cómo crear los encabezados?
Luego, puede agregar los encabezados y los pasos. Los encabezados agrupan los pasos por tema para facilitar la lectura y el trabajo de sus equipos. Puede elegir un color para cada encabezado.
¿Cómo crear los pasos?
Para agregar un paso, haga clic en el botón correspondiente y luego:
- Rellene el nombre del paso (obligatorio).
- Rellene la descripción del paso (opcional).
- Elija el tipo de paso: Validación, Texto o Contador (consulte Tipos de pasos, pasos obligatorios y configuración de la red).
- Indique si el paso es obligatorio para pasar al siguiente.
Luego, puede agregar otro paso u otro encabezado, o guardar la checklist si todo está listo.
Si elige el tipo Contador, seleccione el contador que se leerá en este paso. Un paso de tipo Contador no se puede guardar sin contador.
¿Cómo agregar una imagen en el paso de la checklist?
Puede agregar una imagen explicativa a cada paso, por ejemplo una foto del punto a controlar. En el paso, haga clic en Añadir una imagen explicativa y elija el archivo. La persona que completa la checklist podrá abrir la imagen desde el paso.
Tipos de pasos, pasos obligatorios y configuración de la red
El tipo de cada paso, su carácter obligatorio y la configuración de su red determinan lo que debe introducir la persona que completa la checklist y lo que puede bloquearla. Esta sección le ayuda a configurar sus plantillas con conocimiento de causa.
Los tres tipos de pasos
- Validación: la persona responde conforme (pulgar hacia arriba) o no conforme (pulgar hacia abajo). Es el único tipo que se tiene en cuenta en la tasa de conformidad de los indicadores de checklist.
- Texto: la persona introduce una respuesta libre, por ejemplo una observación o una referencia leída.
- Contador: la persona introduce el valor del contador elegido en el paso, con la fecha y la hora de la lectura. La lectura se guarda en el historial del contador, como una lectura hecha desde una actividad o desde el equipo.
Los encabezados no son pasos: solo sirven para agrupar los pasos y no se completan.
Pasos obligatorios y pasos no obligatorios
Un paso obligatorio debe completarse para que se desbloqueen los pasos siguientes:
- Un paso obligatorio de tipo Texto o Contador se desbloquea en cuanto se introduce un valor.
- Un paso obligatorio de tipo Validación debe responderse conforme (pulgar hacia arriba). Una respuesta no conforme deja bloqueados todos los pasos siguientes, y un mensaje indica el número del paso que bloquea el resto.
- Un paso no obligatorio puede omitirse, y una respuesta no conforme en ese paso no bloquea nada.
Por lo tanto, utilice pasos de Validación obligatorios para los puntos de control críticos, y pasos no obligatorios para los controles cuyo resultado no debe interrumpir el resto. La tasa de completado de los indicadores solo cuenta los pasos obligatorios: una checklist sin paso obligatorio no tiene tasa de completado.
Completar la checklist no es obligatorio para finalizar la tarea: una tarea puede finalizarse aunque su checklist no esté completa, salvo en el caso de la tarea vinculada obligatoria descrito a continuación.
Configuración de la red: Hacer obligatoria la creación de una tarea vinculada
En la Configuración de la red, sección Checklists, la opción Hacer obligatoria la creación de una tarea vinculada modifica el comportamiento de los pasos de Validación obligatorios. Está desactivada por defecto y solo un administrador puede modificarla.
Cuando la opción está activada:
- Una respuesta no conforme (pulgar hacia abajo) en un paso de Validación obligatorio obliga a crear una tarea desde ese paso, con el botón Crear tarea.
- Mientras esa tarea no se cree, la checklist no puede cerrarse y la tarea no puede marcarse como finalizada, incluso desde el calendario.
- Solo una tarea creada desde el paso no conforme levanta el bloqueo: vincular una tarea existente o crear una tarea vinculada desde la tarjeta Tareas vinculadas no es suficiente.
- Los pasos no obligatorios y los pasos de tipo Texto o Contador no se ven afectados.
- Un usuario cuyo rol no permite crear tareas, por ejemplo un proveedor de servicios, no queda bloqueado.
Cuando la opción está desactivada, una respuesta no conforme en un paso obligatorio solo bloquea los pasos siguientes; crear una tarea desde el paso sigue siendo posible, pero opcional.
Para activar la opción, consulte ¿Qué opciones incluye la Configuración de la red? Para el recorrido de la persona que completa la checklist, consulte ¿Cómo completar una lista de chequeo?
¿Cómo previsualizar la checklist?
Una vez creada la plantilla, puede comprobar cómo la verán las personas que deberán completarla.
Haga clic en el botón Previsualizar en la parte superior derecha de la plantilla, o en el menú … de la checklist, desde la lista de checklists.
En la previsualización, los pasos se desbloquean según las mismas reglas que en una tarea, pero los valores introducidos no se guardan.
Los tres tipos de pasos se presentan de la siguiente manera:
Validación
Texto
Contador
¿Cómo modificar una plantilla de checklist?
Una vez creada y guardada, la plantilla puede modificarse. La opción está disponible en el menú … de la checklist desde la lista de checklists, o desde la página de la plantilla una vez abierta.
⚠️ Los cambios en una plantilla no se trasladan a las checklists que ya están en tareas: cada tarea conserva la versión de la plantilla del momento en que se agregó la checklist.
- Las nuevas tareas generadas por un plan de mantenimiento después del cambio reciben automáticamente la nueva versión.
- Para actualizar las próximas tareas de un plan de mantenimiento ya generadas, quite la checklist del plan y vuelva a agregarla: las próximas tareas del plan que no estén finalizadas reciben la nueva versión.
- Para una tarea individual, quite la checklist de la tarea y vuelva a agregarla. Los valores ya introducidos en la checklist anterior se pierden.
¿Cómo duplicar una plantilla de checklist?
La opción está disponible en el menú … de la checklist, desde la lista de checklists.
Cuando hace clic en Duplicar, se crea automáticamente una nueva plantilla con todos los elementos de la plantilla original, incluidas las imágenes de los pasos. Su nombre indica que es una copia: puede cambiarlo, así como todo lo que deba diferir de la plantilla original.
¿Cómo eliminar una plantilla de checklist?
Puede eliminar una plantilla desde la lista de checklists:
- Vaya al menú Listas de chequeo.
- Haga clic en el menú … de la plantilla que desea eliminar.
- Seleccione la opción Eliminar.
- Confirme la eliminación.
Una vez eliminada, la plantilla ya no puede agregarse a nuevas tareas. También se retira de los planes de mantenimiento que la utilizaban, así como de las próximas tareas de esos planes cuya checklist aún no se ha iniciado. Las demás tareas conservan la checklist tal como estaba cuando se agregó.
¿Cómo descargar la lista de checklists?
Puede exportar la lista de sus plantillas de checklist en CSV o en Excel, por ejemplo para una revisión de procedimientos, una auditoría o un archivo.
- Vaya al menú Listas de chequeo y, si es necesario, busque por nombre o filtre por etiquetas: la exportación incluye la lista mostrada.
- Haga clic en el botón Descargar.
- Elija el formato Archivo CSV o Archivo Excel (XLSX).
El archivo se genera en segundo plano y recibirá un correo electrónico y una notificación con el enlace de descarga. Contiene, para cada plantilla, su identificador, nombre, descripción y etiquetas, pero no los pasos ni los resultados de las checklists completadas en las tareas. El menú Listas de chequeo, y por lo tanto el botón Descargar, está reservado a los administradores.