Comment modifier plusieurs équipements ou pièces détachées d'un coup ?

Disponible pour

• Rôles : Administrateur
• Plans: Premium, Advanced, Enterprise

Les actions groupées vous permettent de modifier de nombreux équipements ou pièces détachées en une seule opération, depuis la recherche, sans ouvrir chaque fiche. Deux familles d'opérations sont disponibles : les tags et les champs personnalisés.

Les tags sont aussi appelés labels dans Mobility Work : c'est cette fonctionnalité qu'il faut utiliser pour ajouter un label à plusieurs équipements à la fois, ou retirer un label d'une liste de pièces détachées.

Où c'est possible, où ce n'est pas possible

• Équipements : vous pouvez ajouter ou retirer des labels et renseigner ou vider un champ personnalisé sur plusieurs équipements à la fois, depuis la recherche d'équipements.
• Pièces détachées : vous pouvez ajouter ou retirer des labels et renseigner ou vider un champ personnalisé sur plusieurs pièces détachées à la fois, depuis la recherche de pièces détachées. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs pièces détachées sélectionnées à un bon de commande : consultez l'article Comment transformer son panier de sélection en bon de commande ?
• Tâches : la seule modification en masse possible est le changement de statut (marquer comme terminées, non terminées ou annuler), réservé aux administrateurs. Consultez l'article Comment changer le statut de plusieurs tâches à la fois ?
• Activités, plans de maintenance et utilisateurs : aucune modification en masse n'est possible. Ces éléments se modifient fiche par fiche.
• Archivage, géolocalisation, seuils de stock et emplacements : il n'est pas possible d'archiver, de géolocaliser, ni de modifier les seuils ou les emplacements de plusieurs éléments à la fois. Ces modifications se font fiche par fiche, ou par import en contactant le support.

Vous souhaitez importer en masse une liste de labels (créer d'un coup de nombreux nouveaux labels) ? Contactez le support : nous vous transmettrons un modèle d'import à compléter.

Lancer une action groupée

1. Accédez à la recherche d'équipements ou à la recherche de pièces détachées, sur l'onglet réseau.
2. Affinez votre recherche à l'aide des filtres habituels.
3. Cochez les éléments à modifier. Une barre d'actions apparaît et indique le nombre d'éléments sélectionnés.
4. Cliquez sur Modifier les tags ou sur Modifier les champs personnalisés.
5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'opération à effectuer, puis renseignez sa valeur.
   Vous choisissez un ou plusieurs tags parmi ceux déjà créés sur votre réseau. Il n'est pas possible de créer un nouveau tag depuis cette fenêtre : créez-le au préalable.
   Seuls les champs personnalisés applicables au type d'élément sélectionné vous sont proposés. Un champ réservé aux pièces détachées n'apparaîtra pas sur une sélection d'équipements.
6. Saisissez le nombre d'éléments sélectionnés dans le champ de confirmation (voir plus bas pourquoi).
7. Cliquez sur Appliquer.

Sélectionner tous les résultats d'une recherche

Vous n'êtes pas limité à la page affichée. Le bouton Tout sélectionner applique l'action à l'ensemble des résultats de votre recherche — mêmes filtres, même terme recherché, même mode de recherche — pas seulement à ceux visibles à l'écran. Votre sélection est mémorisée : elle reste active si vous changez de page de résultats ou si vous revenez plus tard sur la recherche. Pensez à la vider avant de constituer une nouvelle sélection.

Les opérations disponibles

Quatre opérations de modification sont disponibles :

• Sur les tags : Ajouter des tags.
• Sur les tags : Retirer des tags.
• Sur les champs personnalisés : Définir un champ personnalisé.
• Sur les champs personnalisés : Retirer un champ personnalisé.

Les actions groupées sur les champs personnalisés nécessitent que les champs personnalisés soient activés sur votre réseau.

Pourquoi confirmer le nombre d'éléments

Une action groupée est irréversible, y compris pour un simple ajout : retirer en bloc des tags qui viennent d'être ajoutés effacerait aussi ceux qui étaient légitimement en place avant, puisque rien n'enregistre qui portait déjà quoi.

C'est pourquoi la confirmation demande de saisir le nombre d'éléments sélectionnés plutôt qu'un mot à recopier de mémoire : cela vous oblige à lire la portée réelle de votre action avant de la valider, quelle que soit la taille de la sélection (y compris un seul élément) et quel que soit le sens de l'opération (ajout comme retrait). Le champ accepte les séparateurs de milliers ; si la valeur ne correspond pas, le message « Saisissez {nombre} — le nombre d'éléments sélectionnés » s'affiche.

Le bouton Appliquer reste volontairement actif même si la fenêtre est incomplète : cliquer dessus affiche directement le message correspondant au champ manquant, plutôt que de vous laisser deviner. Et si vous changez d'opération en cours de route, le nombre déjà saisi est conservé — c'est la portée de l'action que vous confirmez, pas la frappe.

Suivre le traitement et lire le rapport

Une action groupée ne s'exécute pas instantanément : elle est traitée en arrière-plan, élément par élément. Dès que vous cliquez sur Appliquer, une fenêtre de suivi s'ouvre et affiche Action groupée en cours…, mise à jour automatiquement. Quatre compteurs progressent :

• Réussis — les éléments effectivement modifiés.
• Ignorés — les éléments qui n'avaient pas besoin d'être modifiés.
• Échecs — les éléments pour lesquels l'opération n'a pas abouti.
• Le total traité, rapporté au nombre d'éléments sélectionnés.

À la fin, le message devient Action groupée terminée, ou Action groupée terminée avec des erreurs si au moins un élément a échoué.

Un traitement peut se terminer avec des échecs partiels : les éléments réussis restent modifiés. Pour les éléments en échec, affinez votre recherche sur ceux-ci et relancez une action groupée.

Les compteurs de réussite s'actualisent toutes les deux secondes environ.

Le rapport élément par élément

Une fois le traitement terminé, le rapport liste les éléments ignorés et en échec, avec leur motif. Les éléments réussis n'y figurent pas : ils sont comptés dans le compteur Réussis. Sur une sélection volumineuse, la liste n'affiche qu'un extrait des éléments concernés.

• Déjà dans l'état demandé — l'élément portait déjà le tag ou la valeur que vous vouliez appliquer. Il est compté comme ignoré, pas comme un échec.
• Rien à modifier — l'opération n'avait rien à changer sur cet élément.
• L'action a échoué pour cet élément — l'opération n'a pas pu aboutir.

Un élément ignoré n'est pas une anomalie. Sur une sélection large, il est normal qu'une partie des éléments soit déjà dans l'état visé.

Le délai avant mise à jour de la liste

Une fois le traitement terminé, la liste de recherche se rafraîchit automatiquement. Il peut s'écouler quelques instants avant la mise à jour : les modifications doivent d'abord être répercutées dans l'index de recherche. Si vos modifications n'apparaissent pas immédiatement, rechargez la liste après quelques secondes.

Si le suivi devient indisponible

Le message Suivi indisponible peut apparaître si Mobility Work ne parvient plus à récupérer l'avancement. Cela ne signifie pas que le traitement a échoué : l'action groupée se poursuit probablement en arrière-plan. Tant que le traitement est en cours, la fenêtre de suivi reste ouverte : elle ne peut être fermée qu'une fois le traitement terminé, ou si le suivi devient indisponible. Dans ce dernier cas, la fermer n'interrompt pas le traitement, qui se poursuit en arrière-plan.

Si le lancement échoue

Deux messages peuvent apparaître au moment du lancement, avant tout traitement :

• L'action groupée n'a pas pu être lancée. Veuillez réessayer. — un incident technique. Relancez l'opération.
• L'action groupée n'a pas pu être lancée. Vérifiez votre sélection et la valeur saisie. — la demande a été refusée. Vérifiez que votre sélection est valide et que la valeur renseignée correspond au champ choisi.

Limites de la fonctionnalité

• Deux types d'éléments seulement : équipements et pièces détachées. Les tâches, plans de maintenance, bons de commande et utilisateurs ne sont pas concernés.
• Plafond de 50 000 éléments, à la sélection comme au lancement. Au-delà, le message « Trop de résultats pour tout sélectionner » s'affiche : affinez votre recherche et procédez en plusieurs fois.
• Un seul traitement groupé à la fois par réseau, quel que soit l'utilisateur qui l'a lancé. Si un traitement est déjà en cours, le message « Une action groupée est déjà en cours pour votre réseau » s'affiche — il suffit d'attendre la fin du traitement en cours.
• Non disponible sur l'application mobile. Les actions groupées ne sont accessibles que depuis la recherche en version web.
• Réservé aux administrateurs du réseau.
• Le label doit déjà exister : il n'est pas possible d'en créer un nouveau depuis la fenêtre d'action groupée. Créez-le d'abord depuis le menu Labels.